Betriebsprüfung

Wann und wie oft finden Betriebsprüfungen statt?

Annette Warmbold:

Bei der Häufigkeit der Betriebsprüfung orientiert sich die Finanzverwaltung an den Größenklassen:

• Großbetriebe: durchgehende Prüfung
• Mittelgroße Betriebe: Prüfung im Durchschnitt alle 12 Jahre
• Klein- und Kleinstbetriebe: Prüfung nach Anlass

Für die Einordnung in die jeweiligen Größenklassen veröffentlicht das BMF regelmäßig Kriterien. Maßgeblich hierfür sind die Betriebsart, der steuerliche Gewinn und der Umsatz.

Darüber hinaus finden Betriebsprüfungen außerordentlich statt, wenn z.B. ein ehemaliger Arbeitnehmer Anzeige erstattet oder sich ein Verdacht aus einer Betriebsprüfung eines Geschäftspartners ergibt.

Wieso ist die steuerliche Betreuung bei Betriebsprüfungen wichtig?

Annette Warmbold: Durch die Begleitung einer Betriebsprüfung durch einen Steuerberater wird ein möglichst reibungsloser Ablauf sichergestellt. Der Steuerberater fungiert dabei als Auskunftsperson, er sichtet Unterlagen bevor sie dem Prüfer übergeben werden und kann durch fundiertes steuerliches Fachwissen und Kenntnis über das Unternehmen Fragen des Prüfers schnell beantworten.

Was wird bei einer Betriebsprüfung geprüft?

Annette Warmbold: Laut der BpO soll sich ein Betriebsprüfer auf Sachverhalte konzentrieren, die zu Steuernachzahlungen, Steuererstattungen oder wesentlichen Gewinnverlagerungen führen. 

Klassische Themen einer Betriebsprüfung sind:

• Geldverkehr und Umsatz: Vollständigkeit der Betriebseinnahmen
• Abgrenzung Betriebs- und Privatvermögen, betriebliche und private Kosten (§ 4 Abs. 5 EStG)
• Entnahmen, z. B. Grundstück wird in das Privatvermögen überführt
• Auffällige Unterschiede beim Kennzahlenvergleich mit anderen Unternehmen derselben Größe und Branche
• Verträge mit nahen Angehörigen, vor allem Arbeits-, Miet- und Darlehensverträge
• AfA-Sätze
• Investitionszulagen
• Hohe Rückstellungen, z. B. Schadenersatz- und Pensionsrückstellungen
• Abgrenzung Aktivierung und Aufwand
• Verdeckte Gewinnausschüttungen und verdeckte Einlagen bei KapG
• Grundstücksgeschäfte
• Gesellschaftsverträge (z. B. Gesellschafterwechsel, Familienangehörige, Sondervergütungen)
• Betriebserwerb, -veräußerung, -umwandlung, -verpachtung
• Auslandsbeziehungen (Gewinnverlagerung)
• Neben den betrieblichen werden bei Einzelunternehmern/Freiberuflern auch die bedeutenden nicht betrieblichen Einkünfte geprüft: Vermietung und Verpachtung, Kapitalvermögen
• Abgrenzung zwischen nicht gewerblichen und gewerblichen Tätigkeiten

Wie lang kann sich eine Betriebsprüfung hinziehen?

Annette Warmbold: Die Dauer einer Betriebsprüfung hängt von der Größenklasse und Komplexität des Unternehmens ab. Bei weniger komplexen Kleinstbetrieben kann die Prüfung innerhalb einzelner Tage abgeschlossen werden, bei komplexen Großbetrieben dagegen oft erst nach einigen Monaten.

Wann gilt eine Betriebsprüfung als abgeschlossen?

Annette Warmbold: Eine Betriebsprüfung beginnt durch die Prüfungsanordnung und endet mit dem Abschluss der Prüfungshandlungen durch den Prüfer. In der Regel findet nach Abschluss der Prüfung eine Schlussbesprechung statt, bei der auf die Prüfungsfeststellungen eingegangen wird.

Hier kann noch auf Sachverhalte Einfluss genommen werden bevor der Steuerbescheid erlassen wird.

Was kostet eine Betriebsprüfung?

Annette Warmbold: Während der Betriebsprüfung entstehen interne und externe Kosten. Dazu gehören beispielsweise die zusätzlichen Kosten der steuerlichen Beratung sowie zusätzliche Personal- und Sachkosten der mit der Prüfung befassten Personen.

Die Kosten der Betriebsprüfung als solche sind mit den Kosten für die Jahresabschlusserstellung, der Buchführung, der Betriebssteuererklärung und der Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen vergleichbar.

Was gilt es bei einer Betriebsprüfung zu beachten?

Annette Warmbold: Man kann als Unternehmer selbst oder durch seinen Steuerberater aktiv Einfluss auf den Ablauf der Betriebsprüfung nehmen. Ziel sollte sein ein gutes Prüfungsklima aufzubauen.

Basis für den reibungslosen Ablauf einer Betriebsprüfung ist das Einführungsgespräch mit dem Prüfer. Hierbei werden Prüfungsschwerpunkte ermittelt und allgemeine Informationen ausgetauscht.

Der Unternehmer unterliegt auch der Mitwirkungspflicht. So muss er bspw. 

• Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Ansicht und Prüfung vorlegen
• Dem Prüfer die erforderlichen Erläuterungen geben, um die Aufzeichnungen verstehen zu können
• Den Prüfer im Rahmen seiner Befugnisse zur sog. digitalen Außenprüfung unterstützen
• Dem Prüfer während der üblichen Geschäftszeiten Zutritt zu den Betriebs- und Geschäftsräumen gestatten
• Dem Prüfer unentgeltlich einen geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung stellen

Was darf ein Betriebsprüfer und was nicht?

Annette Warmbold: Das Unternehmen hat Anspruch darauf während der Prüfung durchgehend über Ergebnisse informiert zu werden.

Der Betriebsprüfer darf:

• Einsicht in eigene Unterlagen und in Unterlagen anderer Behörden und Gerichtsakten nehmen
• Alle Mitarbeiter befragen, wenn die ihm genannte Auskunftsperson keine Auskunft geben will oder kann
• Nur das prüfen, was ihm vorgelegt wird

Der Betriebsprüfer darf nicht:

• Einsicht in das Privatkonto des Unternehmers nehmen, außer es gehen betriebliche Zahlungen ein und aus
• Privaträume des Unternehmers betreten, außer dort befindet sich ein Arbeitszimmer
• Familienangehörige befragen
• Eine Durchsuchung durchführen

Wie lange rückwirkend kann eine Betriebsprüfung stattfinden?

Annette Warmbold: Grundsätzlich gilt die 4-jährige Verjährungsfrist. Demnach kann eine Betriebsprüfung maximal 4 Jahre rückwirkend stattfinden. Liegen aber sogenannte Korrekturtatbestände vor, wird diese Verjährungsfrist gehemmt und es können weitere Jahre geprüft werden.

Im Falle einer leichtfertigen Verkürzung der Steuer können die letzten 5 Jahre geprüft werden. Im Falle einer Steuerhinterziehung können sogar die letzten 10 Jahre geprüft werden.

Wie kann ich mich auf eine Betriebsprüfung vorbereiten?

Annette Warmbold: In einem Gespräch vor der Prüfung mit dem Berater sollten mögliche Prüfungsschwerpunkte und Angriffspunkte erörtert werden und eine Gegenstrategie aufgestellt werden.