Typische Abläufe in der Lohnbuchhaltung
Während das Gehalt ein fest vereinbartes Entgelt bezeichnet, das jeden Monat konstant ist, handelt es sich beim Lohn um die Berechnung der tatsächlich geleisteten Arbeit. Deshalb kann der Lohn von Monat zu Monat unterschiedlich ausfallen, was beispielsweise Minijobber, Saisonmitarbeitende oder das produzierende Gewerbe betreffen kann. In die Berechnung einbezogen werden außerdem Zuschläge für Nacht- und Wochenendarbeit sowie für Überstunden. Der Unterschied von Gehältern und Löhnen wirkt sich auch auf die Lohnbuchhaltung aus, da die Berechnung der Löhne zeitaufwändiger ist.
Typische Aufgaben der Lohnbuchhaltung sind:
- Erstellen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Fristgemäßes Abführen von Steuern und Abgaben auf Basis der geltenden Gesetze und hier insbesondere die Weiterleitung der Sozialversicherungsabgaben an das Betriebsfinanzamt sowie das Entrichten der Abgaben an das Finanzamt
- Anpassung und Aktualisierung von Jahreslohnkonten und Mitarbeiterstammdaten, die maßgeblich sind für eine korrekte Entgeltabrechnung
- Führen der Lohn- und Gehaltskonten aller Mitarbeitenden
- Erfüllen von Meldepflichten, zum Beispiel Meldungen für die gesetzliche Arbeitslosenversicherung, Kranken- und Pflegeversicherung, für die Unfallversicherung und die Rentenversicherung
- Erstellen von Buchungsbelegen, von Lohn- und Gehaltsbescheinigungen
Zusammenfassend ist festzuhalten, dass es sich bei der Lohnbuchhaltung um einen fundamentalen betrieblichen Vorgang handelt – um einen zirkulierenden Kreislauf, bestehend aus einer professionellen Kalkulation, der Weiterleitung von Steuern und Abgaben, einer zielgerichteten Archivierung sowie einer qualifizierten Datenpflege.
Lohnbuchhaltung – Aufbewahrungsfristen
Im Zusammenhang mit der Lohnbuchhaltung müssen Aufbewahrungsfristen beachtet werden. Für Lohnkonten, Arbeitszeitlisten, Fahrtenbücher, Reisekostenabrechnungen und Freistellungsbescheinigungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von jeweils sechs Jahren. Die längere Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren betrifft Lohnbelege, Lohnsteueranmeldungen, Quittungen für den Arbeitslohn, der in bar ausgezahlt wird, sowie Lohnlisten unter der Voraussetzung, dass diese als Buchungsbelege verwendet werden.
Lohnbuchhaltung – Fehler vermeiden
Die Lohnbuchhaltung ist eine verpflichtende Aufgabe für jeden Arbeitgeber. Während der Arbeitgeber eine korrekte Abrechnung sicherstellen muss, ist umgekehrt der Arbeitnehmer nicht verpflichtet, die Lohnabrechnung zu prüfen. Um finanziellen Schaden vom Unternehmen abzuwenden, sollten Lohn- und Gehaltsabrechnungen fehlerfrei sein. Das sind die häufigsten Fehler bei Lohn- und Gehaltsabrechnungen:
- Formfehler, zum Beispiel fehlende oder falsche Angaben sowie unleserliche Dokumente
- Fehlerhafte Berechnung der Lohnsteuer, zum Beispiel wegen einer falschen Steuerklassenzuordnung oder aufgrund veralteter Steuertabellen
- Vergessen von Zusatzleistungen, zum Beispiel Boni, Sachleistungen, Zulagen oder Überstundenzuschläge
- Keine Berücksichtigung neuer gesetzlicher Vorschriften
Fehler in der Lohnbuchhaltung können zu Problemen mit dem Finanzamt und der Deutschen Rentenversicherung führen, sodass Bußgelder und Nachzahlungen fällig werden können, die Ihr Unternehmen unnötig finanziell belasten. Ganz abgesehen davon, dass auch Ihre Mitarbeitenden bei Fehlern in der Lohnbuchhaltung das Vertrauen in Sie als Arbeitgeber verlieren. Umso wichtiger ist es, die Lohnbuchhaltung sorgfältig, fehlerfrei und vertrauenswürdig abzuwickeln. Dafür sorgen wir als Ihre Steuerberater und Wirtschaftsprüfer in Regensburg. Kontaktieren Sie uns!
